(Ta hand om) Kluddet i Microsoft Whiteboard
Karolina Backlund Höglund
Publicerat: 5 juni 2023
Alla möten behöver vara väl investerad tid, mötestid ska leda till något, ett steg framåt med teamet, ett steg närmare fler affärer, ett steg närmare något utvecklande och värdefullt för verksamheten.
Ni är säkert en del som börjat att nyttja Microsoft Whiteboard i era digitala möten eller i andra möten på kontoret, projektrummet etc.
Börjat frångå den fysiska whiteboarden och “kluddar” fram idéer, brainstormar och tar fram viktigt innehåll i Microsoft whiteboard.
Hur gör ni sedan för att ta vidare allt det viktiga som ni “kluddat” fram i whiteboarden? För det har väl ett syfte för er och er verksamhet?
Det är viktigt att det innehållet tar vägen någonstans. Vidare internt eller externt för att göra vidare nytta.
När ni påbörjat använda Microsoft whiteboard så är det dags att ta det ytterligare ett steg. Ni behöver ta vidare innehållet från whiteboarden till något av de andra produktivitets verktygen som ni har tillgänglig i Gibon365 för vidare samarbete med förslagsvis teamet.
Det är då ni kan skapa magi och verkligen få ut maximalt värde ur era möten där ni kladdat i en whiteboard!
Här kommer exempel på produktivitetsverktyg som gärna samarbetar med Microsoft Whiteboard:
- OneNote – kopiera den färdiga eller påbörjade idéen från whiteboard och klistra in i era mötesanteckningar i OneNote.
- Vill ni inte ha bilden i mötesanteckningarna, synlig direkt där, så kan ni skapa en länk i delningsfunktionen i whiteboard och klistra in länken i mötesanteckningarna i OneNote istället.
- Teams – lägg in en länk till whiteboarden i kanalen för teamet som ska samarbeta i whiteboarden ni skapat. Går bra att lägga in länken i ett inlägg och hänvisa därifrån till whiteboarden men är det återkommande ni behöver ta fram whiteboarden så rekommenderar jag att ni skapar en flik för whiteboard i kanalen istället.
- Gör ett inlägg till teamet i kanalen och klistra in en bild på saker ni skrivit i t ex. post-it lappar för att t ex. uppmärksamma alla på att fundera mer på detta tills nästa möte.
- Power Automate – nyttja mallen ”Skapa en Planner-uppgift i Power Automate när ett kanalinlägg börjar med ”TODO”. Genom att skriva ”TODO” som rubrik i inlägget i Teams så kan ni skapa en uppgift av er whiteboard som ni kan hämta upp i Planner med era andra uppgifter, t ex. i ett projekt då man ofta använder whiteboard i avstämningar i projektet.
- Lägg in befintliga dokument i whiteboarden som ni önskar brainstorma kring för att vidareutveckla innehållet i dessa. T ex. ett produktblad som ni önskar att utveckla. Dra streck/pilar och notera intill bilden det ni önskar förändra framåt.
- Exportera utfallet från ett formulär skapat i Microsoft Forms som ni samlat in svar ifrån, t ex. en kundundersökning. Bolla utfallet direkt i mötet i whiteboarden genom att klistra in utfallet som en bild. (Det här gör ni i whiteboarden ifall ni ska kludda runt den här bilden och behöver använda funktioner i whiteboard för det. Om inte det behovet finns så delar ni såklart utfallet direkt från den exporterade excel-filen via delningsfunktionen i Teams).
- Power Apps – när ni tagit fram en idé hur er app skulle kunna se ut så exporterar ni bilden och kopierar in den i Power Apps för att göra er idé till en verklig app. (Gibon hjälper er med det här😊)
- OneDrive – när du själv jobbat med idéer i whiteboard så finns whiteboarden sedan sparad bland dina ”whiteboard-filer” i OneDrive. När du sedan väljer att samarbeta med andra i whiteboarden så kan du högerklicka på filen i OneDrive och välja ”dela” på precis samma sätt som du delar dokument annars i Microsoft365.
För att dela er whiteboard så klickar ni på ”delningsfunktionen” som ni hittar längst upp till höger, strax under er profil i Microsoft Whiteboard.
För att exportera er whiteboard till en bild så går ni till kugghjulet/inställningar längst upp till höger och väljer ”exportera bild” och följer sedan anvisningarna som kommer.
För fler tips om möten i Teams kontakta mig eller er lokala kontakt på något utav våra Gibon kontor.
Mvh Karolina
Affärs – och produktivitetsutvecklare
