Produktiva konversationer

Jag samarbetar inte enbart med gemensamma dokument med dem jag samarbetar med. Jag samarbetar även då vi kommunicerar i chatt och genom inlägg på Teams om dagarna. Jag deltar i Teamsmöten. Jag deltar i konversationer i kontors-miljöer. Jag pratar med kollegor i telefon från hemmet där jag utgår ifrån, från kontor jag besöker, från bilen etc.

Så jag började fundera: är jag produktiv när jag konverserar? Ställer jag samma krav på att jag ska vara lika produktiv då som jag är i det tydliga kravet att jag ska ”arbeta produktivt” med hjälp av rätt digitala verktyg?

Jag har gjort en lista över konversationer som inte är speciellt produktiva:

• När en person kommer in sent till mötet och vi tar ”om” det vi spontant pratade om inledningsvis då hen inte var där ännu. Vi börjar fråga vad denne gjort i helgen eller hur semestern varit etc.
  – Hoppa över det, fortsätt mötet precis där ni var. Det ger respekt för allas tid, för alla som deltar i mötet.
• Mötestider! Håll er till den planerade tiden för mötet. Ifall vissa håller sig kvar och ”tom-snackar” efter mötestiden så känn dig inte tvingad att delta i det snacket.
  – Tänk efter – ställer det till det i din egen agenda om du också hänger kvar i ”tom-snacket”. Ställer det till det för dig så du inte hinner det du ska?- ”tom-snacket” kan vara viktigt det också – i så fall ska det finnas planerat utrymme för det i agendan. Alt. boka in nytt möte om något oväntat dyker upp som faktiskt är arbetsrelaterat och behöver få mer tid.
• En kollega som missade mötet senast, ringer mig och frågar vad som diskuterades under mötet. Tar dubbel tid av mig som redan deltagit.
  – Hänvisa din kollega till att lyssna på inspelningen från Teamsmötet. Är det ett fysiskt möte så bjud in Teams till rummet och spela in. Annars har du lagt tid på 2 möten avseende samma innehåll.
• En kollega sitter i bilen och vill ha någon att prata med ett tag och ringer därför dig
  – Sätt pli på dig själv och be om att få ringa upp ifall du behöver slutföra det du sitter med just nu.

• Du har skickat ett mail eller något i chatt på Teams till någon – ringer i samma stund till denne för att upplysa om det och diskutera vad du vill med ditt meddelande
  -Se till att vara tydlig med vad du vill när du skickar meddelandet istället, ifall du vill ha ett svar inom en viss tid etc.- Ifall jag behöver komma ihåg att följa upp så skapar jag en uppgift av min chatt jag skickat i Teams- Ring inte! Bestäm 1 av alternativen. Behöver jag ringa eller skicka ett meddelande. Annars tar du upp dubbel tid för er båda!
• Du har 15 min kaffepaus på kontoret och alla kollegor tar paus olika tider. Har du någon gång börjat fika och när dina 15 minuter har löpt ut så börjar kollegor trilla in och du blir fast? Du fastnar i samtal med var och en hela tiden och tiden rinner iväg.
  – Skapa en kanal i Teams för ditt Team som ni kallar ”fikapaus & surr” eller liknande. Skicka ut i chatten och fråga om någon vill ta en fika för att öka chansen till att samla några till samma tid för fika.
• Ifall du spontant behöver checka av några saker med en anställd. Ni hittar ingen bra plats för det och konferensrummet är upptaget.
  –  Välj inte att slå er ned i det öppna landskapet där ni har sköna stolar för häng, välj inte att slå er ned i fikarummet där det står en soffa. Ni kommer garanterat att bli störda av andra runtomkring och det tar fokus, alla ska säga ”jasså här sitter ni och pratar hemligheter” etc. Ta istället en promenad.
  –  Ibland får man avvakta och återkomma. Ibland behöver ni planera in även små stunder för det spontana lilla snacket för att checka av saker.
  –  Om det är akut och inte finns plats ostört – sätt er vid er egna arbetsplats och ring upp varandra för ett spontant Teamsmöte istället – lurar på!
• Du kortar ned lunchen för att hinna klart en uppgift eller för att hinna förbereda dig för kundmötet efter lunch, då kommer kollegan in, drar fram en stol och börjar surra… ”jasså sitter du här du, ska du inte käka snart? Du svarar: jo, så fort jag hunnit klart med den här uppgiften. Kollega säger: ”Jag ville bara höra hur helgen var?”. Då är snacket igång. Du tappar fokus och i sämsta fall hinner du inte med att utföra det du skulle i tid OCH lunchen uteblir!
  – Ställ dig upp när kollegan kommer in, heja glatt och fråga om ni kan talas vid senare – check på den!