Karolina Backlund Höglund

Publicerat: 19 maj 2023

Jag kan tänka mig att för den som fortfarande jobbar mestadels med Outlook och därför bokar sina möten därifrån, precis såsom ”man alltid gjort”, de är fortfarande kvar i det arbetssättet. Om ni skulle se över hur er mötesform numera ser ut så är det fler och fler bokningar som är ett “Teamsmöte” och inte ett fysiskt möte som bokas. I dagens blogg så vill jag lyfta fördelarna med att ändra sitt arbetssätt till att istället boka just Teamsmöten direkt i kalendern i Teams.

Det finns funktioner och en röd tråd som Microsoft möjliggör i Teams. I hela kedjan av arbetssätt som ditt team använder ifrån bokning av Teamsmötet, förberedelse inför mötet, under mötet och efter mötet. Ni skapar möjlighet till ett högre samarbete med teamet om mötet är bokat i kalendern i Teams. Det samarbetet går inte att göra lika effektivt och produktivt om möten bokas i Outlook på traditionellt vis och ni har därmed exkluderat att t ex. nyttja Teams som plattform redan innan Teamsmötet startat.

En del har hittills lyckats med att förflytta sitt arbetssätt till att ske dagligen i Teams. Helt rätt! Bravo till Er! För att öka produktiviteten som har en koppling till Teams-möten för dina medarbetare så behöver samarbetet inför, under och efter Teamsmötet ske i Teams.

Ni kapar därmed manuella moment och medarbetare som inte jobbar strukturerat ifall ni slutar att boka Teamsmötet i Outlook.

För att förtydliga vad jag menar så börjar vi från början.

Låt säga att ni ska boka ett teamsmöte med teamet och går då till Teams och väljer ”kalender”. Klickar sedan på ”nytt möte” och ”schemalägga möte”.

Här lägger du in rubrik, tid, datum samt bjuder in deltagare precis på samma sätt som du gör om du bokar i Outlook.

Möjligheten här som inte finns i Outlook är att bjuda in själva ”kanalen” för teamet i Teams också till mötet.

När du gör det så får du helt plötsligt dessa möjligheter:

Samarbeta i fliken ”inlägg” i den inbjudna kanalen. Här kan ni fortsätta att göra inlägg som har med mötet att göra innan och efter mötet.

Konversera med teamet innan själva mötet genom att göra inlägg och ni kan brainstorma och ställa frågor till varandra så det inte tar tid under själva mötet. Samt att ni har kvar allt i sökhistoriken.

Ni kan ladda upp gemensamma dokument, nyttja whiteboard, dela mötesanteckningar så de som inte deltog kan förbereda sig inför nästa möte och hitta uppgifter.

Ni kan starta en Polls (undersökning) i inlägg så teamet kan rösta för eller emot något förslag inför mötet eller ge feedback efter mötet.

Ni kan lägga in videoklipp och demos, göra video-hälsningar i inlägg som har med mötet att göra för att höja intresset för mötet ytterligare

Nyttja funktioner såsom att skicka ut beröm till medarbetare (obs, alla i kanalen ser).

Nya medlemmar i teamet kan hitta tidigare möten och sätta sig in i teamets arbete på ett effektivt sätt och de känner sig mer inkluderade i teamet väldigt fort.

Chefer, arbetsledare och övriga roller som ska boka mötet behöver inte hålla koll på vilka som ska delta eftersom kanalen bjuds in till mötet. (Det kan hjälpa er som har många medarbetare, om inte så hoppas jag att ni har koll på era medarbetare och vilka som ingår i teamet.

Ni får medarbetare som är effektiva innan alla möten. Även under mötet för de är förberedda och införstådda i agenda, upplägg etc. samt att ni kan ställa krav på varandra efter mötet. Vare sig man deltog i mötet eller inte.

Att spela in möten vet vi är en uppskattad funktion, medarbetare kan lyssna i efterhand. Adderar ni även allt ovan jag nämnt idag så får ni en historik digitalt och ett högt gemensamt samarbete för alla genom hela ert gemensamma arbete.

Fortsätter ni att boka Teamsmötet i Outlook såsom tidigare så riskerar ni att medarbetare sitter med information i sin Onedrive eller Outlook. Då kan ni varken kan dela upplevelsen, få fram historik ifall medarbetare slutar samt att ni saknar möjlighet till ett effektivt samarbeta för ni saknar ”plinget” i Teams som leder till ett automatiskt samarbete i Teams i allt ni gör.

För fler tips om möten i Teams kontakta mig eller er lokala kontakt på något utav våra Gibon kontor.

 

Mvh Karolina
Affärs – och produktivitetsutvecklare


www.linkedin.com/in/karolina-backlund-höglund

Fler blogginlägg