Skyll inte på dina kollegor
Karolina Backlund Höglund
Publicerat: 24 mars 2023
Med dagens digitala möjligheter behöver vi inte ”sitta fast”. Alla som har förutsättningarna kan själva påbörja att bli mer effektiva, arbeta med rätt produktivitetsverktyg för uppgiften här och nu, från var vi än befinner oss.
Jag förespråkar alltid att ni ska arbeta i Teams, det är inget nytt att jag säger det. Det jag vill understryka idag, eller jag skulle säga att mitt blogginlägg denna gång riktar sig helt och hållet till er som ännu inte förändrat ert arbetssätt.
Ni som fortfarande inte nyttjar Teams till mer än digitala möten. Ni som fortfarande skyller på att det är organisationen som inte hänger med. Skyller på att ni behöver maila internt för att alla andra gör det, föra anteckningar på post-it eller block vid sidan om under Teamsmötet, slår inte på kameran under mötet, nyttjar inte funktioner för att skapa insikter för att få veta hur mycket tid ni spenderar i möten – är alla möten viktiga att delta i?
SLUTA MED DET!
Har ni Teams tillgängligt så kan ni själva påbörja förvandlingen. Ni behöver inte vänta på att alla andra ska göra lika!
Fokusera på var du har dina tidstjuvar och hur du kan bli mer effektiv i ditt arbetssätt.
Här nedan kommer ett första att tänka-på-tips som ni kan starta er förvandling med:
- Ta bort papper och pennor på skrivbordet som ni använder vid möten. Nyttja funktionen ”mötesanteckningar” i Teams under mötet så har ni alla anteckningarna i chatten tillgängligt för er både under mötet som efter mötet. Är det ett återkommande möte, med schemalagd tid så är det perfekt att fylla på anteckningar vid varje möte.
- Nyttja funktionen ”whiteboard” i mötet för att jobba med färg och smileys och hålla kreativiteten igång – allt finns kvar till nästa möte eller kvar i det enstaka mötet om ni går tillbaka och kikar.
- Maila inte dokument hit och dit som du vill samarbeta i. Dela istället dokument i chatten eller teamet i Teams. Glöm inte nyttja gruppchatt för att samarbeta i dokument!
- Lägg in din To-Do lista i Teams, fäst den i panelen i Teams för högsta tillgänglighet. Dessutom är det befriande när du går in och uppdaterar uppgifter allteftersom som slutförda och hör det där magiska plinget. Väldigt effektivt så fort du ska lägga till en uppgift, t ex. om du får en uppgift då ni sitter i ett teamsmöte med teamet – lägg upp din uppgift direkt i To-do från Teams och sedan kan du släppa det och fortsätta fokusera på mötet.
- Arbetar du och teamet med ett dokument återkommande? Sitter du och tar fram detta ngn gång / vecka från mappen i sharepoint? T ex. en ekonomisk rapport i excel. Gör istället dokumentet tillgängligt i ert team och kanal genom att fästa det i en flik där istället för att enkelt ta fram det när det behövs.
- Ringer du kollegor eller mailar för att fråga om ni kan ta det där mötet nästa vecka, bollar ni fram och tillbaka med varandra innan ni är i mål? Sluta med det, skapa en omröstning direkt i gruppchatten i Teams och få snabbt svar på när ni önskar mötet.
- Skapa mötesbokningen direkt 1-1 chatt eller gruppchatten när ni är överens om en tid för möte. Klicka på ”schemalägg ett möte” då ni chattar och boka direkt in mötet – effektivt! Du får dessutom med alla namnen direkt per automatik och slipper fundera om du missat någon.
- Underskatta inte ”sökfunktionen” i Teams. Den finns alltid längst upp oavsett var du befinner dig i Teams. Välj Ctrl+E från var du än står och du slussas per automatik direkt till Sökrutan och kan skriva in något ord från det dokument du söker (behöver inte ens veta vad dokumentet heter) eller skriv namnet på den du vill chatta med sen är du igång!
- När du står i Sökrutan i Teams – skriv in / (snedsträck) så får du upp alla kortkommandon och kan med ett klick välja ”strax tillbaka” eller något annat som passar för tillfället. För att inte bli störd och tappa fokus.
- När du kommit igång med att nyttja Teams i ditt arbetssätt dagligen och känner dig redo att dela mig dig till resten av dina medarbetare. Kontakta oss på Gibon så kommer vi och utbildar er alla på företaget och ni har snabbt en bra ”grund-nivå” att bygga vidare på tillsammans för att bli mer och mer effektiva. Sedan bygger vi kunskap och fyller på med nyheter allteftersom….
Vill du veta mer om Gibon och Gibon365? Välkommen in Gibon365 | Säkert, Enkelt & Produktivt.
Kontakta mig gärna vid funderingar!
Mvh Karolina
Affärs – och produktivitetsutvecklare
