Appar & Mallar
Karolina Backlund Höglund
Publicerat: 6 april 2023
Så fort jag ska börja använda någon utav Microsofts alla appar som jag har i min verktygslåda i Gibon365 så börjar jag med att kika om det finns någon bra mall för mig att använda. Jag kan snabbt komma igång med att göra det jag vill åstadkomma och därmed är jag väldigt effektiv i det arbetsmomentet.
Det gäller att inte fortsätta jobba på i samma gamla mönster dagarna i ända. Inte finns ”hjulet på nytt” gång på gång och det hjälper mallarna mig med.
Jag synar det mesta jag gör om dagarna, för att kunna bli påmind om ifall jag inte är effektiv eller inte. T ex. ”ska jag verkligen maila det här, funkar det att skicka i Teams istället”? ”ska jag verkligen fylla i alla värden i den här excel-listan, vilken app kan tänkas ha den mall jag istället skulle kunna använda”? ”Ska jag göra det här arbetsmomentet varje månad manuellt som jag nu gör, kan jag automatisera detta mha power automate istället och använda någon av alla de mallar som Microsoft tagit fram”?
Det låter kanske jobbigt men när jag väl började tänka på detta sätt och jag inser att det går att lösa varje moment och fundering till något mer effektivt – ja då blev det väldigt roligt istället och utmaningen blev en kul utmaning som numera är nästintill ett beroende. Ett bra beroende då jag har nåt i mål med att hela tiden bli alltmer effektiv om dagarna.
Såklart jag vill dela den här upplevelsen med er också. Ni som arbetar i Gibon365 redan nu kanske är igång med att nyttja någon av nedan appar som jag föreslår i dagens blogg?
Här är appar & mallar jag gillar att använda:
Power Automate = Det finns oerhört många mallar och mina topp 3 just nu är :
Nr 1. ”Post a message in Teams when an email arrives in office 365 Outlook” (jag vill så länge som det går hålla mig kvar i Teams och kikar hellre här om det är ngt intressant mail som gör att jag behöver växla om till Outlook direkt eller om det kan vänta)
Nr 2. ”Meddela ett team och kanal när Planner uppgifter ändrar status”. Så smidigt att få en avisering i kanalen då någon avslutat en uppgift i Planner, så behöver jag inte hålla koll manuellt och kika när uppgifter ändrar status.
Nr 3. ”Publicera till Microsoft Teams när en ny tweet matchar den angivna hashtaggen”. (Ger mig notis i Teams då någon twittrat om de hashtaggar jag angett)
För nr 1 & 3 så vill jag ha dessa notiser i mitt egna, personliga team som jag har skapat för mig själv med kanaler som jag pushar in bla. detta i.
Lists = Mallen ”spårning av arbetsframsteg” . Den här mallen använder jag gärna för att hålla koll på förvaltningen av de kunder jag har ett samarbete med. Är vi flera i samma kundcase och team så kan vi alla se vad som uppdateras och klarmarkeras. Tilldela varandra uppgifter och lägga in anteckningar samt tagga varandra då vi behöver checka av något med varandra. Vi kan sätta prioritet för att lättare fokusera på det som behöver prioriteras ”här och nu” samt att vi inte missar någon deadline då vi kan sätta in förfallodatum på uppgiften.
Forms = Använder jag då jag ska skicka ut en enkät eller vill ha in anmälan för de som ska delta på mina webinar eller utbildningar. Ingen färdig mall finns för de frågor jag vill ställa och få svar på. Men jag vill ändå ha med det här verktyget i bloggen idag då det finns massor av snygga layouter att välja bland som inspirerar med antingen ”still bild” eller ”rörlig bild”. Jag får även upp förslag på frågor som AI misstänker att jag vill ha med, ibland mappar de in på mitt behov, ibland inte. Jag gillar det! Nyttja gärna de mallar där det går att lägga in musik också som matchar formuläret och frågorna – kul funktion!
Sway = Mallen ”gör-det-själv-projekt”. Kul mall som jag använder då jag ska presentera en idé eller projekt. Kan lägga in bilder/bildspel och demos för att förtydliga vad jag menar, mer konkret. Om du har en video uppladdad på Youtube så kan du ta med den också! Du kan enkelt framhäva och betona text för att få det visuellt snyggare och inspirerande för den du presenterar din idé för.
Vill du veta mer om Gibon och Gibon365? Välkommen in Gibon365 | Säkert, Enkelt & Produktivt.
Kontakta mig gärna vid funderingar!
Mvh Karolina
Affärs – och produktivitetsutvecklare
