Digital arbetsplats

Publicerat: 25 januari 2021

Äntligen är Microsoft Grupprum här, som vi har längtat! Nu när denna funktion har rullats ut för en hel del användare har vi fått många frågor vad det är och hur det används.

Därför har vi satt ihop en guide för att göra det lättare för dig att applicera och börja använda detta i er verksamhet.

Fakta om Grupprum:

  • Du behöver vara inne i ett möte för att kunna skapa rum. 1-50 Rum kan du skapa.
  • Deltagarna behöver vara uppkopplade i mötet
  • Du kan automatiska eller manuellt tilldela deltagarna rum
  • Det är möjligt att byta namn på rum
  • Du kan också lägga till nya rum senare eller ta bort befintliga rum
  • Arrangören kan skicka meddelande till rummet
  • Alla Grupprum är som ett vanligt Teams-möte där inspelning, dela skärm, chatt, Whitboard och tillsammans-läge finns.
  • Sätt en tid för gruppen att arbeta, när tiden är ute så ansluts automatiskt deltagarna till huvudmötet

KRAV:

  • Se till att du ha den senaste Teams uppdateringen
  • Du måste använda Teams-app i datorn för att skapa Grupprum
  • Du kan delta i Grupprum med Teams-webbklient
  • Du kan delta i ett Grupprum i Teams i mobil-appen

Skapa Grupprum

När du kallat till ett möte och använder Teams-app i datorn med den senaste versionen av Teams och senaste mötes funktionerna ska du kunna se en ikon som heter ”Grupprum”

Därefter väljer du hur många rum (1-50) du behöver och hur du vill tilldela deltagarna. Det är förvalt på Automatiskt, då delas deltagarna upp automatiskt i de olika rummen. Väljer du Manuellt tilldelar du själv i efterhand vilka som ska vara i vilken grupp.

I detta läge kan du också se hur många som är med i mötet. Det är enklast att göra grupprum när alla är med i mötet.

Efter en stund så kan du se så många rum du valt i en lista och deltagarna kommer fördelas in i de olika grupprummen. Om jag klickar på ett rum så kan jag klicka meny och redigera.

  • Öppna rum, är endast öppet för det specifika rummet.
  • Byt namn på rum, gör det lättare att ge de olika rummen en mening.
  • Anslut till rum och Stäng rum blir tillgängligt när rummet startar och öppnas. Anslut till rum gör att du som organisatör kan ansluta till det rummet. Stäng rum för att du stänger ned ett rum och deltagarna hamnar automatiskt i huvudmötet.
  • Ta bort rum, tar bort det specifika rummet.

I menyn vid Grupprum:

  • Gör ett tillkännagivande: Är tillgänglig när grupprummen är igång. Då kan du skicka ut ett meddelande till alla grupprum som hamnar i chatten.
  • Återskapa rum: Arkiverar alla befintliga rum och skapar nytt från början. Du hamnar i läget Skapa grupprum igen där du får välja antal rum och hur du vill tilldela medlemmar, automatisk eller manuellt.

  • Rumsinställningar: Två valmöjligheter, flytta deltagare automatisk och deltagare kan återvända till huvudmöte.

Tilldela deltagare till olika rum

Om personer ansluter sent så hamnar de under Tilldela deltagare

När du klickar på Tilldela deltagare kan du välja deltagare och därefter tilldela till ett specifikt rum.

När du klickat på namnet på rummet så kan du se vilka som är med i gruppen.

När du är nöjd med tilldelningarna för alla rum kan du starta rummen och deltagarna blir uppringa av sitt gruppmöte och hamnar i ett teams möte för varje grupp.

Starta Grupprum

Genom att klicka på Starta rum. Det lättaste är att markera alla och starta rum för alla samtidigt.

Som organisatör kan du gå emellan alla olika rum.

Du kan också skicka ett tillkännagivande, som är ett meddelande som kolla grupper får i din chatt.

Organisatören är det enda personen (hittills) som kan gå mellan olika rum.

Det går att under tiden lägga till rum genom att klicka Lägg till rum, om det är så att grupperna blir fyllda och fler rum behövs. Detta gör att organisatören kan lägga till personer till de nya rummet och efter det öppna rum.

Deltagarupplevelse i grupprum
När rummen startas flyttas du automatiskt till ditt rum. I mötet finns det som i ett vantligt teams-möte en chatt, Räcka upp hand, slå på och av mikrofon, dela skärm eller innehåll och till och med använda Tillsammans-läget eller stor galleri vyerna.

Stänga rum
När organisatören klickar på Stäng rum så stängs alla rum ned och alla i rummen får ett meddelande om att rummet stängs och alla kommer automatiskt till huvudmötet efter 10 sekunder.

Efter mötet så finns alla chattar som tillhör de olika rummen kvar i teams för deltagarna att se vad de skrivit men också fortsätta diskussionen där om frågor efter mötet kommer upp. Där finns det också möjlighet att dela dokument som ni gemensamt jobbar i.

Hoppas att ni kommer att få stor nytta av Grupprum i Teams. Om det fortfarande finns frågetecken på hur ni kan använda detta i er verksamhet eller har några frågor är ni varmt välkomna att ta kontakt med ert lokala Gibon-kontor.

www.gibon.se/kontakt

Fler blogginlägg